営業事務のあなたへ：困った依頼を断り、円滑な関係を築くための完全ガイド
営業事務のあなたへ：困った依頼を断り、円滑な関係を築くための完全ガイド
この記事では、営業事務として働くあなたが、営業職からの様々な依頼にどのように対応すべきか、具体的な事例を交えながら解説します。特に、対応に困るイレギュラーな依頼や、どこまでサポートすべきか迷う状況について、あなたのキャリアを応援する視点から、具体的なアドバイスを提供します。
営業事務、兼調査事務をしています。
たまに営業マンからイレギュラーなお願いをされることがあり、これは引き受けるべきか、それとも断るべきか、引き受けるが一言ものを言うべきか悩む場面があります。
case1(出張先の営業マンより)
明後日大事なお客さんのところに商談に行く。その際どうしても○○(有名な地元銘菓)を持って行きたい！
販売先に問い合わせたが、出張先では買えないらしい。だから今日か明日ふたつ隣の駅へ行って、お金を立て替えて買ってきて、厳重に梱包して宿泊先のホテルまで宅配便で送って！
どうしてもそのお菓子がいいから！(←自分がすごく気に入ってる)
事務は私だけで、他に抱えている仕事もある。無理をしたら買いに行けないわけではないけど、どうしてもそのお菓子に拘る理由が分からないし、数いる営業マンの中でそんなお願いをしてくるのはこの方だけ。
買いに走るべき？
case2(同じく出張先の営業マンより)
今から言う文面をパソコンで打って、宿泊先のホテルにFAX送信して！
内容の要約:進めていた商談が最終的に上手く行かなかった。社に報告をしないといけないから、商談先にこういう風に話して欲しい！だからその台本作り。
結局、case1については通販サイトを見つけ案内し、2については「そういったことは営業マンと商談先とで内々に話してください。私を加担させないで。」と伝えました。
一体どうなんでしょうか。。
また、他の営業さんは、上司から「○○についてネットで調べて」と言われたことを、そのまま私に「調べて」と頼んできます。
営業さんもネットを使える機器を会社支給で持っているにも関わらず、万事この調子です。
人に頼んでおきながら自分は携帯を弄っているので、この時は一言、「機器はどうしたんですか？あれでも検索できますよ」と一言いいましたが、「重いから車に置いてきた」と悪びれずに答えます。
ちなみに機器は必ず携帯するよう会社からお達しが出ています。
営業事務は営業職のサポートが職務と理解していますが、どこからどこまで依頼を実行したらいいのか迷うのです。。
ダメ営業事務にアドバイスをお願いいたします。補足ちなみに今、上司と呼べる方は同じ職場にはいません。
別の支店に勤務する営業本部長が支店長を代行しています。
(こちらに来るのは月1回あるかないか程度)
営業に関することで気になることがあれば、相談するよう言われていますが、こういった話も部長へ相談した方がいいのでしょうか？
「その程度の話をしてくるんじゃないよ」と思われたり、「チクった」と職場内での人間関係がこじれるんじゃないかと気にしています。
1. 営業事務の役割を明確に理解する
営業事務の仕事は、営業職が円滑に業務を遂行できるよう、様々なサポートを提供することです。しかし、そのサポートの範囲は会社やチームによって異なり、どこまでが自分の担当範囲なのか、線引きが難しいと感じることもあるでしょう。まずは、あなたの会社の営業事務の役割が具体的に何であるかを明確にすることが重要です。
- 職務内容の確認: 会社の就業規則や、あなたの職務記述書を確認しましょう。そこには、あなたの具体的な業務内容が記載されているはずです。
- 上司や同僚とのコミュニケーション: 上司がいなくても、他の営業事務や、営業職の同僚に、普段どのようなサポートをしているのか、どのような依頼が多いのかを尋ね、情報交換をしましょう。
- マニュアルの作成: 自分の業務範囲を明確にするために、日々の業務内容をリストアップし、マニュアルを作成することをおすすめします。これにより、イレギュラーな依頼があった際に、対応の判断基準を定めることができます。
2. イレギュラーな依頼への対応：断り方と伝え方のコツ
営業職からのイレギュラーな依頼は、あなたの業務を圧迫し、本来の業務に支障をきたす可能性があります。しかし、相手との関係性を悪化させずに、上手に断る方法があります。
- 依頼内容の分析: まずは、依頼の内容があなたの業務範囲内であるか、時間的・物理的に対応可能であるかを冷静に判断しましょう。
- 断る際のポイント:
- 理由を明確に伝える: なぜ対応できないのか、具体的な理由を説明しましょう。「他の業務で手が離せない」「本来の業務ではない」など、客観的な理由を伝えることで、相手も納得しやすくなります。
- 代替案を提示する: 完全に断るのではなく、代替案を提案することで、相手のニーズに応えつつ、自分の負担を減らすことができます。「通販サイトを調べてみます」「〇〇さんに相談してみてはどうでしょうか」など、具体的な提案をしましょう。
- 丁寧な言葉遣い: 相手への配慮を忘れずに、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。「申し訳ございませんが」「難しい状況です」といった言葉を添えることで、相手に不快感を与えずに済みます。
- 具体的なケーススタディ:
- ケース1（お菓子の購入）：「大変申し訳ございませんが、現在他の業務で手が離せません。もしよろしければ、通販サイトで同じものが見つかるかもしれませんので、調べてみます」と提案。
- ケース2（FAX送信）：「申し訳ございませんが、今回の件は、営業様ご自身で商談先と直接やり取りしていただくのが適切かと思います」と伝え、必要であれば、上司に相談することを促す。
3. 困ったときの相談相手：誰に相談すべきか
一人で抱え込まず、困ったときは誰かに相談することが重要です。しかし、上司がいない状況では、誰に相談すべきか迷うこともあるでしょう。以下に、相談相手の選び方と、相談する際の注意点について解説します。
- 相談相手の候補:
- 営業本部長: 月に一度しか来ないとしても、営業に関する相談ができる相手がいるのは心強いです。相談内容を事前に整理し、簡潔に伝えられるように準備しましょう。
- 他の営業職: 困ったときに、他の営業職に相談することも有効です。彼らは、あなたの業務内容を理解し、適切なアドバイスをくれるかもしれません。
- 社内の同僚: 事務職の同僚がいれば、彼らに相談することもできます。同じような悩みを抱えているかもしれませんし、良い解決策を共有できるかもしれません。
- 社外の専門家: 転職コンサルタントやキャリアカウンセラーなど、社外の専門家に相談することも有効です。客観的な視点から、あなたのキャリアに関するアドバイスをもらうことができます。
- 相談する際の注意点:
- 相談内容を整理する: 相談する前に、困っていることや、何を知りたいのかを整理しておきましょう。
- 客観的に伝える: 感情的にならず、客観的な事実を伝えるように心がけましょう。
- 解決策を求める: 相談の目的は、問題を解決することです。相手にアドバイスを求め、具体的な行動に移せるようにしましょう。
4. コミュニケーションスキルを磨く：円滑な関係を築くために
営業職との円滑なコミュニケーションは、スムーズな業務遂行に不可欠です。相手の立場を理解し、適切なコミュニケーションを心がけることで、良好な関係を築くことができます。
- 相手の立場を理解する: 営業職は、常に目標達成のためにプレッシャーを感じています。彼らの状況を理解し、サポートすることで、信頼関係を深めることができます。
- 報連相を徹底する: 困ったことや、進捗状況を、上司や関係者に報告・連絡・相談することは、トラブルを未然に防ぎ、スムーズな業務遂行に繋がります。
- 感謝の気持ちを伝える: 相手からの依頼に応えた際には、感謝の気持ちを伝えることで、良好な関係を築くことができます。
- 自己主張も大切に: 自分の意見をはっきりと伝えることも重要です。相手に不快感を与えないように、丁寧な言葉遣いを心がけながら、自分の意見を伝えましょう。
5. 業務効率化：日々の業務を改善する
日々の業務を効率化することで、時間的余裕を生み出し、イレギュラーな依頼にも対応しやすくなります。以下に、業務効率化のための具体的な方法を紹介します。
- タスク管理:
- タスクの可視化: 抱えているタスクをリスト化し、優先順位をつけましょう。
- ツールの活用: ToDo管理ツールや、スケジュール管理ツールを活用し、タスクを効率的に管理しましょう。
- 時間管理:
- タイムマネジメント: 1日の業務時間を把握し、時間配分を意識しましょう。
- 集中力の維持: 集中できる時間帯を把握し、その時間帯に重要なタスクを集中して行いましょう。
- 情報共有:
- 情報の一元管理: 必要な情報を一元管理し、必要な時にすぐにアクセスできるようにしましょう。
- コミュニケーションツールの活用: 社内チャットや、プロジェクト管理ツールを活用し、スムーズな情報共有を行いましょう。
6. キャリアアップ：将来を見据えた行動
営業事務としての経験を活かし、キャリアアップを目指しましょう。以下に、キャリアアップのための具体的な方法を紹介します。
- スキルアップ:
- 専門知識の習得: 営業事務に関する専門知識を深めましょう。例えば、ビジネス文書作成スキル、プレゼンテーションスキル、会計知識など、業務に役立つスキルを習得しましょう。
- 資格取得: 秘書検定、MOS（Microsoft Office Specialist）などの資格を取得することで、スキルアップを図りましょう。
- キャリアプランの作成:
- 目標設定: 将来的にどのようなキャリアを歩みたいのか、目標を設定しましょう。
- 計画立案: 目標達成のために、具体的な計画を立てましょう。
- 転職も視野に:
- 情報収集: 自分の市場価値を把握し、転職市場の情報を収集しましょう。
- 自己分析: 自分の強みや弱みを分析し、自己PRを作成しましょう。
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7. まとめ
営業事務として働く中で、様々な問題に直面することは避けられません。しかし、適切な対応方法を身につけ、周囲との良好な関係を築くことで、あなたのキャリアはさらに輝きを増すでしょう。この記事で紹介した内容を参考に、あなたのキャリアをより良いものにしてください。
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