職務経歴書の書き方：ブランクがあっても事務職の内定を勝ち取る方法
職務経歴書の書き方：ブランクがあっても事務職の内定を勝ち取る方法
この記事では、転職活動における履歴書の書き方について、特に職務経歴やブランク期間の扱い方に焦点を当てて解説します。事務職への転職を目指す方が、どのように自身のキャリアを効果的にアピールし、内定を勝ち取るか、具体的な方法を紹介します。
先日退職し、次の仕事を決めるべく履歴書を作成しているのですが、質問があります。
高校卒業後、●●へ入社。7年後退職。1年後、▲▲へ入社。8年後退職です。1つ目の会社と2つ目の会社の間に1年のブランクがありますが、少しお休みした後、職安に許可を得てアルバイトをしていました。そして3か月職安紹介の職業訓練校に通い、ＰＣスキルや簿記など勉強し、卒業後すぐ2つ目の会社へ就職しました。
この場合の履歴書の書き方ですが、学歴の後、職歴を書き、職業訓練歴を書くという書き方があるそうですが、時系列がバラバラになってしまい、わかりにくそうです…
学歴
平成○○年 ・・・・ 卒業
職歴
平成○○年 ●● 入社
平成○○年 ●● 退職
平成○○年 ▲▲ 入社
平成○○年 ▲▲ 退職
●●と▲▲の間に職業訓練校に通っているのですが、職業訓練歴を職歴を全部記入した後に書いていいものでしょうか？
それとも、職業訓練歴も職歴のうちならば、1つ目の会社退職→職業訓練校→2つ目の会社の順での記入になるのでしょうか？
応募したい会社が事務職の為、職業訓練校に通っていた事は書きたいです。職務経歴書に記入する場合もあるようですが、今回は履歴書への記入の仕方を教えて頂ければと思います。
よろしくお願い致します。
履歴書作成の基本：事務職への転職を成功させるために
履歴書は、あなたのキャリアとスキルを企業に伝える最初のツールです。事務職への転職を目指す場合、正確で分かりやすい履歴書を作成することが重要です。ここでは、履歴書の基本的な書き方と、事務職に特化したアピールポイントについて解説します。
1. 履歴書の構成要素
履歴書は、主に以下の要素で構成されます。
- 学歴: 最終学歴から記載します。
- 職務経歴: 職務経験を時系列で記載します。
- 資格・免許: 取得している資格や免許を記載します。
- 自己PR: 自身の強みや経験をアピールします。
- 志望動機: なぜその会社で働きたいのかを具体的に記述します。
2. 職務経歴の書き方
職務経歴は、あなたのキャリアを最も具体的に示す部分です。以下のポイントに注意して記載しましょう。
- 入社・退職年月: 正確に記載します。
- 会社名・部署名: 正式名称で記載します。
- 業務内容: 具体的な業務内容を簡潔に記述します。事務職であれば、使用したソフトや経験した業務（例：データ入力、書類作成、電話対応など）を具体的に記載しましょう。
- 実績: 可能な限り、具体的な実績や成果を数値で示します。（例：業務効率を10%向上させた、顧客満足度を向上させたなど）
3. ブランク期間の扱い
ブランク期間がある場合は、正直に記載し、その期間に何をしていたかを明確に説明することが重要です。職安でのアルバイトや職業訓練校での学習経験は、積極的にアピールしましょう。
ブランク期間の記載例:
「〇〇年〇月～〇〇年〇月：病気療養のため休職」
「〇〇年〇月～〇〇年〇月：職業訓練校にてPCスキル、簿記を習得」
「〇〇年〇月～〇〇年〇月：アルバイト（〇〇業）に従事」
職務経歴書の具体的な書き方：ケーススタディ
履歴書の書き方は、あなたのキャリアや状況によって異なります。ここでは、具体的なケーススタディを通して、履歴書の書き方のポイントを解説します。
ケース1：ブランク期間と職業訓練校での学習経験がある場合
質問者様のケースのように、ブランク期間があり、職業訓練校に通っていた場合は、以下の点を意識して履歴書を作成しましょう。
1. 職務経歴の時系列
職務経歴は、時系列に沿って記載することが基本です。しかし、ブランク期間や職業訓練校での経験がある場合は、以下のように工夫することで、分かりやすく伝えることができます。
- 学歴
- 職務経歴
- 〇〇年〇月：〇〇株式会社 入社
- 〇〇年〇月：〇〇株式会社 退職
- 〇〇年〇月～〇〇年〇月：職業訓練校にてPCスキル、簿記を習得
- 〇〇年〇月：〇〇株式会社 入社
- 〇〇年〇月：〇〇株式会社 退職
- 資格
2. 職業訓練校での経験のアピール
職業訓練校で学んだスキルは、事務職で活かせる重要なスキルです。履歴書には、以下の点を具体的に記載しましょう。
- 訓練校名: 正式名称を記載します。
- 訓練期間: いつからいつまで通ったかを記載します。
- 習得スキル: 具体的に学んだスキルを記載します。（例：Word、Excel、簿記、PCスキルなど）
- 資格取得: 取得した資格を記載します。（例：MOS、日商簿記など）
3. 自己PRでのアピール
自己PRでは、職業訓練校で学んだスキルをどのように活かせるかを具体的にアピールしましょう。例えば、「職業訓練校で簿記の資格を取得し、経理業務の基礎を学びました。これまでの事務経験と、簿記の知識を活かして、御社の経理業務に貢献したいと考えています。」といったように、具体的なエピソードを交えてアピールすると、効果的です。
ケース2：アルバイト経験がある場合
ブランク期間中にアルバイトをしていた場合は、その経験も積極的にアピールしましょう。アルバイトで得たスキルや経験は、事務職でも活かせる可能性があります。
1. アルバイト経験の記載方法
アルバイト経験は、職務経歴に含めるか、別途「職務経歴補足」のような項目を設けて記載します。記載する際は、以下の点を意識しましょう。
- アルバイト先名: 正式名称を記載します。
- 勤務期間: いつからいつまで勤務したかを記載します。
- 業務内容: 具体的な業務内容を記載します。事務職に関連する業務であれば、積極的にアピールしましょう。（例：データ入力、電話対応、書類整理など）
- 得られたスキル: アルバイトで得られたスキルを記載します。（例：コミュニケーション能力、PCスキル、事務処理能力など）
2. 自己PRでのアピール
自己PRでは、アルバイト経験を通じて得られたスキルを、どのように事務職で活かせるかを具体的にアピールしましょう。例えば、「アルバイトで培った電話対応スキルと、PCスキルを活かして、御社の事務業務に貢献したいと考えています。」といったように、具体的なエピソードを交えてアピールすると、効果的です。
職務経歴書作成のステップ
効果的な職務経歴書を作成するためのステップを説明します。
ステップ1：自己分析
まず、あなたのキャリア、スキル、経験を整理しましょう。以下の点を考慮して、自己分析を行います。
- 職務経験: これまでの職務経験を時系列で整理し、それぞれの業務内容、実績、得られたスキルを洗い出します。
- スキル: 事務職に必要なスキル（PCスキル、コミュニケーション能力、事務処理能力など）を自己評価し、どのスキルが優れているかを把握します。
- 強み・弱み: 自分の強みと弱みを客観的に分析し、自己PRに活かせる強みを見つけます。
- 興味・関心: 事務職でどのような仕事に興味があるのか、どのような働き方をしたいのかを明確にします。
ステップ2：求人情報の分析
応募する企業の求人情報をよく読み込み、企業が求めるスキルや経験を把握します。求人情報に記載されているキーワードを参考に、あなたの職務経歴書をカスタマイズしましょう。
- 求める人物像: 企業がどのような人材を求めているのかを理解し、あなたの強みとどのように合致するかを考えます。
- 業務内容: 具体的な業務内容を把握し、あなたの経験がどのように活かせるかを考えます。
- 必須スキル・歓迎スキル: 求められるスキルを理解し、あなたのスキルがどの程度合致するかを確認します。
ステップ3：職務経歴書の作成
自己分析と求人情報の分析を基に、職務経歴書を作成します。以下の点に注意して、分かりやすく、魅力的な職務経歴書を作成しましょう。
- 時系列: 職務経歴は時系列に沿って記載し、ブランク期間や職業訓練校での経験も分かりやすく記載します。
- 具体性: 業務内容や実績は具体的に記載し、数値データや具体的なエピソードを交えてアピールします。
- キーワード: 求人情報に記載されているキーワードを積極的に使用し、企業が求めるスキルや経験をアピールします。
- 自己PR: 自身の強みや経験をアピールし、企業への貢献意欲を伝えます。
- 誤字脱字: 誤字脱字がないか、丁寧に確認します。
ステップ4：添削・見直し
職務経歴書が完成したら、第三者に添削してもらい、客観的な視点からのアドバイスを受けましょう。友人、家族、キャリアコンサルタントなどに添削を依頼し、改善点を見つけます。また、誤字脱字がないか、再度確認しましょう。
自己PRの書き方：事務職で内定を勝ち取るために
自己PRは、あなたの個性と能力を企業に伝える重要な部分です。事務職で内定を勝ち取るために、効果的な自己PRを作成するためのポイントを解説します。
1. 自己PRの構成要素
自己PRは、以下の要素で構成されます。
- 結論: あなたの強みを簡潔に伝えます。
- 根拠: 強みを裏付ける具体的なエピソードや経験を説明します。
- 具体例: どのような場面で強みを発揮したのか、具体的な事例を提示します。
- 入社後の貢献: どのように会社に貢献できるのかを伝えます。
2. 事務職に求められる強み
事務職では、以下のような強みが求められます。
- 正確性: ミスなく正確に業務を遂行する能力。
- 事務処理能力: 効率的に事務作業をこなす能力。
- コミュニケーション能力: 円滑なコミュニケーションを図る能力。
- PCスキル: Word、ExcelなどのPCスキル。
- 問題解決能力: 問題を解決し、改善策を提案する能力。
- 責任感: 業務を最後までやり遂げる責任感。
- 協調性: 周囲と協力して業務を進める協調性。
- 情報整理能力: 情報を整理し、分かりやすく伝える能力。
3. 自己PRの例文
以下に、事務職向けの自己PRの例文をいくつか紹介します。
例文1：正確性をアピール
「私は、正確な事務処理能力に自信があります。前職では、経理事務として、毎月の請求書作成や入金管理を担当しておりました。ミスなく正確に業務を遂行することを心がけ、常に100%の正確性を維持していました。御社に入社後も、正確な事務処理を通じて、会社の円滑な運営に貢献したいと考えています。」
例文2：PCスキルをアピール
「私は、Word、Excel、PowerPointなどのPCスキルに自信があります。前職では、資料作成やデータ集計にExcelを頻繁に使用し、業務効率化に貢献しました。また、PowerPointでプレゼンテーション資料を作成し、社内会議で発表する機会も多くありました。御社に入社後も、PCスキルを活かして、事務業務の効率化に貢献したいと考えています。」
例文3：コミュニケーション能力をアピール
「私は、高いコミュニケーション能力を持っています。前職では、お客様からの電話対応や来客対応を担当しており、丁寧な言葉遣いと親身な対応を心がけておりました。お客様からの信頼を得て、リピーターを増やすことにも貢献しました。御社に入社後も、コミュニケーション能力を活かして、社内外との円滑な関係を築き、会社の発展に貢献したいと考えています。」
面接対策：履歴書の内容を効果的に伝えるために
履歴書は、面接に進むための最初のステップです。面接では、履歴書の内容を具体的に説明し、あなたの能力や意欲を伝えることが重要です。ここでは、面接対策のポイントを解説します。
1. 履歴書の内容を整理する
面接前に、履歴書の内容を整理し、質問される可能性のある事項について、事前に回答を準備しておきましょう。特に、ブランク期間や職業訓練校での経験については、詳細に説明できるように準備しておきましょう。
- 職務経歴: これまでの職務経験について、具体的な業務内容、実績、得られたスキルを説明できるように準備します。
- 自己PR: 自身の強みや経験を具体的に説明できるように準備します。
- 志望動機: なぜその会社で働きたいのか、具体的に説明できるように準備します。
- ブランク期間: ブランク期間に何をしていたのか、正直に説明できるように準備します。
- 職業訓練校での経験: 職業訓練校で学んだスキルをどのように活かせるのか、具体的に説明できるように準備します。
2. 面接での自己PR
面接では、あなたの強みを効果的にアピールすることが重要です。自己PRでは、以下の点を意識しましょう。
- 結論から話す: 最初にあなたの強みを簡潔に伝えます。
- 具体的なエピソード: 強みを裏付ける具体的なエピソードを説明します。
- 実績を示す: 可能な限り、具体的な実績や成果を数値で示します。
- 入社後の貢献: どのように会社に貢献できるのかを伝えます。
3. 面接での質疑応答対策
面接では、様々な質問がされます。事前に質問を想定し、回答を準備しておきましょう。特に、以下のような質問には、しっかりと回答できるように準備しておきましょう。
- 自己紹介: あなたの基本的な情報（氏名、年齢、学歴、職務経験など）を簡潔に説明します。
- 志望動機: なぜその会社で働きたいのか、具体的に説明します。
- 職務経験: これまでの職務経験について、具体的な業務内容、実績、得られたスキルを説明します。
- 自己PR: あなたの強みや能力をアピールします。
- ブランク期間: ブランク期間に何をしていたのか、正直に説明します。
- 職業訓練校での経験: 職業訓練校で学んだスキルをどのように活かせるのか、具体的に説明します。
- 退職理由: なぜ前職を退職したのか、正直に説明します。
- キャリアプラン: 将来的にどのようなキャリアを築きたいのか、説明します。
- 逆質問: 面接官に質問する機会です。事前に質問を準備しておきましょう。
4. 面接でのマナー
面接では、あなたの能力だけでなく、マナーも評価されます。以下の点に注意して、面接に臨みましょう。
- 身だしなみ: 清潔感のある服装を心がけましょう。
- 言葉遣い: 丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 態度: 誠実で真摯な態度で臨みましょう。
- 時間厳守: 面接時間に遅れないようにしましょう。
- 礼儀作法: 入室、着席、退室の際の礼儀作法を守りましょう。
追加のヒント：事務職への転職を成功させるために
事務職への転職を成功させるためには、履歴書や面接対策だけでなく、以下の点も重要です。
1. 資格取得
事務職に役立つ資格を取得することで、あなたのスキルを証明し、転職活動を有利に進めることができます。以下は、事務職に役立つ資格の例です。
- MOS（Microsoft Office Specialist）: Word、Excel、PowerPointなどのPCスキルを証明する資格。
- 日商簿記: 経理・会計に関する知識を証明する資格。
- 秘書検定: 秘書業務に関する知識やスキルを証明する資格。
- TOEIC: 英語力を証明する資格。
- その他: 医療事務、ファイナンシャルプランナーなど、興味のある分野の資格も有効です。
2. 職務経歴書のブラッシュアップ
履歴書や職務経歴書は、一度作成したら終わりではありません。定期的に見直し、ブラッシュアップすることで、あなたの魅力を最大限に伝えることができます。以下の点に注意して、職務経歴書をブラッシュアップしましょう。
- 最新の情報: 最新の職務経験やスキルを記載します。
- 実績の追加: 新たな実績や成果を追加します。
- 表現の改善: より分かりやすく、魅力的な表現に修正します。
- 第三者の意見: 友人、家族、キャリアコンサルタントなどに添削を依頼し、客観的な視点からのアドバイスを受けます。
3. 転職エージェントの活用
転職エージェントは、あなたの転職活動をサポートしてくれる頼もしい存在です。転職エージェントを活用することで、以下のメリットがあります。
- 求人情報の紹介: あなたの希望に合った求人情報を紹介してくれます。
- 履歴書・職務経歴書の添削: 履歴書や職務経歴書の添削をしてくれます。
- 面接対策: 面接対策をしてくれます。
- 企業との交渉: 企業との交渉を代行してくれます。
4. 積極的に情報収集
転職活動では、積極的に情報収集を行うことが重要です。企業のホームページ、転職サイト、転職イベントなどを活用し、最新の求人情報や企業情報を収集しましょう。また、企業の採用担当者や社員に話を聞くことで、企業の雰囲気や仕事内容を理解することができます。
事務職への転職は、あなたのキャリアを大きく変えるチャンスです。この記事で紹介した情報やアドバイスを参考に、積極的に転職活動を進め、理想の事務職への転職を実現してください。
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