医療事務の損失を食い止める！非常識な事務長への対処法と、あなたが取るべきキャリア戦略
医療事務の損失を食い止める！非常識な事務長への対処法と、あなたが取るべきキャリア戦略
この記事では、医療事務の現場で発生している問題、特に事務長のずさんな対応によって生じる経済的損失と、それに対する具体的な対策について掘り下げていきます。税理士としての経験を持つあなたが、なぜこのような状況に直面し、どのように打開策を見つけられるのか、具体的なアドバイスを提供します。
まず、今回の相談内容を整理しましょう。
事務長がお馬鹿すぎて…涙。1000万近くの損失も…
旦那の実家のクリニックで医療事務の仕事をはじめて１年がたちました。この一年で請求漏れ、算定漏れをかなりの量発見し、愕然としました。遡及できるものはしましたが、義父（２代目）の代だけでも１０００万近くはあります。
事務単独のミスも多々あり、事務をどうにかできないかと思う毎日です。
事務長は医療事務暦２０年以上ですが、頭が悪いのか、責任感が皆無なのか、信じられないことばかりします。
中でも信じられないこと４つです。
- 「会社の名前が変わるから、手続きのために保険証は会社に返してる。でも、保険証は同じだと思う」という患者 の主張を鵜呑みにして、以前の保険で診療。…実際は保険変更があった
- １年ぶりにくる患者が保険証持参せず。でも「久しぶり～」と以前の保険で診療。
- 初診できた患者が、保険証のコピーのみ持参。「コピーでも大丈夫ですよ」と保険適用。
- 昨日、来院した患者が、「今日お薬をもらいに行こうと思ったけど、処方箋を失くした」と来院。院長の許可もな く、事務長の判断で無料で処方箋再発行。
私はありえないと思います。私なら以下のように対応すべきだと思います。
- →会社の名前が変わるなら保険変更は当たり前。保険証がないならいったん自費で支払ってもらい、保険証が確認 でき次第返金
- →いったん自費で…以下同上
- →コピーは無効なのでいったん自費で…以下同上
- →処方箋の紛失も薬の紛失と同じなので、自費
１）～４）までのことを事務が上記のような対応をしていることは院長（義父）は知らなかったようなのですが、忠告 しても４）以外は放置です。
１）～３）についてはうちのクリニックが損するだけなんだし、まあ仕方ないと放置です。
保険の番号違いの返戻って調剤薬局には迷惑かけないのでしょうか？？うちは院外処方なので…
私の前職は税理士で会計事務所勤めだったこともあり、お金にはうるさい自覚がありますが、この事務長はひどくないですか？旦那は義父の代は諦めて、自分の代からきっちりすればいいといいますが、あと１０年は義父が院長だと思います。
１）～４）の対処、そして保険番号違いの場合、調剤薬局にどんな迷惑がかかるのか教えて下さい。
常連の患者に毎月保険証を持ってきてもらうにはどうしたらいいか、アドバイスお願いします。毎月来院するのに年に２、３回しか保険証をもってこない人が数名いて困っています。
1. 事務長の対応に対する具体的な問題点と対策
ご相談内容から、事務長の対応には多くの問題点が見受けられます。以下に、それぞれの問題点と具体的な対策を提示します。
1.1. 保険証の確認不足による請求ミス
問題点: 保険証の確認を怠り、誤った保険情報で診療を行った場合、医療機関は保険者からの支払いを拒否される可能性があります。これにより、医療機関は診療費を全額自己負担することになり、大きな経済的損失を被ります。
対策:
- 徹底した保険証確認の義務化: 全ての患者に対し、毎回必ず保険証の提示を求めることを徹底します。保険証がない場合は、一旦自費で支払いを受け、後日保険証が確認できた場合に返金する対応を取ります。
- 保険証の有効期限確認: 保険証の有効期限が切れていないか、毎回確認する習慣をつけます。
- 保険証のコピーの無効化: 保険証のコピーは原則として受け付けないことを明確にし、患者に原本の提示を求めます。
- 保険変更時の対応: 会社の名称変更など、保険情報が変更になる可能性がある場合は、事前に患者に確認し、新しい保険証の提示を求めます。
1.2. 処方箋の再発行における問題
問題点: 処方箋の紛失は、薬剤の不正利用や医療費の不正請求につながる可能性があります。また、処方箋の再発行は、医師の指示なしに行うことはできません。
対策:
- 処方箋再発行のルール化: 処方箋を紛失した場合の対応について、明確なルールを定めます。原則として、医師の診察を受け、改めて処方箋を発行してもらうようにします。
- 記録の徹底: 処方箋の再発行を行った場合は、その理由や経緯を詳細に記録し、医師の指示があったことを明確にします。
1.3. 保険番号違いによる調剤薬局への影響
問題点: 保険番号が間違っていると、調剤薬局は保険請求を行うことができず、患者に全額自己負担を求めることになります。これにより、患者とのトラブルが発生する可能性があり、調剤薬局の業務にも支障をきたします。
対策:
- 保険番号の正確な入力: 診療報酬請求システムへの保険番号の入力は、正確に行うことを徹底します。
- レセプト点検の強化: レセプト（診療報酬明細書）の点検を強化し、保険番号の誤りがないか確認します。
- 調剤薬局との連携: 調剤薬局と連携し、保険番号の間違いを発見した場合は、速やかに情報共有し、修正を行います。
2. 常連患者に毎月保険証を持参してもらうための工夫
常連患者が保険証を毎回持参しないという問題に対して、以下のような工夫が考えられます。
- リマインダーの活用: 診察予約の際に、保険証の持参を促すリマインダーメールやSMSを送信します。
- 受付での声かけ: 受付で、保険証の提示を促す声かけを徹底します。「毎月保険証のご提示をお願いします」といったアナウンスを定期的に行います。
- 保険証入れの推奨: 患者に対し、保険証をまとめて保管できるケースや、診察券と一緒に収納できるカードケースなどを推奨します。
- インセンティブの導入: 保険証を毎回持参した患者に対して、ポイント付与や割引などのインセンティブを提供します。
- 情報提供: 保険証の重要性や、持参しなかった場合のデメリット（自費診療になることなど）を患者に説明します。
- 電子化の検討: 将来的には、マイナンバーカードを利用したオンライン資格確認システムを導入し、保険証の提示を不要にすることも検討できます。
3. 院長（義父）への対応と、今後のキャリア戦略
事務長のずさんな対応を放置する院長（義父）に対して、どのように対応していくか、そしてあなたのキャリア戦略について考えてみましょう。
3.1. 院長への対応
院長に問題意識を持ってもらうためには、以下の点を意識して、粘り強くコミュニケーションを取ることが重要です。
- 客観的なデータ提示: 請求漏れや算定漏れによる具体的な損失額を、客観的なデータとして提示します。
- 改善策の提案: 事務体制の改善策や、具体的な対策を提案します。
- リスクの説明: 事務長の対応が、医療機関にどのようなリスクをもたらすのかを説明します。例えば、保険請求の不正による行政処分や、患者からのクレームなど。
- 定期的な報告: 事務体制の改善状況や、問題点の発生状況を定期的に報告します。
- 専門家の意見: 必要であれば、税理士や医療コンサルタントなどの専門家の意見を参考に、改善策を提案します。
3.2. キャリア戦略
今回の状況を踏まえ、あなたのキャリア戦略を以下のように検討することができます。
- 医療事務の専門性向上: 医療事務に関する知識やスキルをさらに高めるために、関連資格の取得や、専門的な研修への参加を検討します。
- 経営的な視点の強化: 会計事務所での経験を活かし、医療機関の経営状況を改善するための提案を行います。
- コミュニケーション能力の向上: 院長や事務長との円滑なコミュニケーションを図るために、コミュニケーションスキルを磨きます。
- 転職の検討: 状況が改善しない場合は、転職も視野に入れ、より良い環境でのキャリアを築くことを検討します。
転職を検討する際には、あなたの経験やスキルを活かせる医療機関を探すことが重要です。例えば、会計知識を活かして、医療機関の経営管理に携わる仕事や、事務部門の責任者として、組織の改善を主導する仕事などがあります。
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4. 成功事例と専門家の視点
医療事務の改善に成功した事例や、専門家の視点についてご紹介します。
4.1. 成功事例: 事務体制の改革による収益向上
あるクリニックでは、事務長の交代と、事務体制の抜本的な改革を実施しました。具体的には、
- レセプト点検の強化: 専門のレセプト点検担当者を配置し、請求漏れや算定漏れを徹底的にチェックしました。
- 保険請求システムの導入: 最新の保険請求システムを導入し、入力ミスを減らし、請求業務の効率化を図りました。
- スタッフ教育の強化: 医療事務スタッフに対する研修を定期的に行い、知識やスキルの向上を図りました。
その結果、請求漏れによる損失を大幅に削減し、クリニックの収益を向上させることに成功しました。また、事務スタッフのモチベーションも向上し、より質の高い医療サービスの提供につながりました。
4.2. 専門家の視点: 医療事務の重要性
医療経営コンサルタントは、医療事務の重要性について、次のように述べています。
「医療事務は、医療機関の経営を支える重要な役割を担っています。正確な保険請求は、医療機関の収益を確保するために不可欠であり、患者対応や事務効率の向上は、患者満足度を高めるために重要です。医療事務の質を高めることは、医療機関全体の質の向上につながり、ひいては地域医療の発展にも貢献します。」
専門家は、医療事務の質の向上には、
- 人材育成: 医療事務スタッフの知識やスキルを向上させるための研修や教育制度を充実させること。
- 業務効率化: 最新のシステムやツールを導入し、事務業務の効率化を図ること。
- 組織体制の強化: 事務部門の責任者を明確にし、組織全体で医療事務の重要性を認識すること。
が必要だと提言しています。
5. まとめ: あなたが取るべき行動
今回の相談内容を踏まえ、あなたが取るべき行動をまとめます。
- 問題点の明確化: 事務長の対応が、医療機関にどのような問題をもたらしているのかを、具体的に整理し、院長に説明します。
- 改善策の提案: 事務体制の改善策や、具体的な対策を提案します。
- データ収集と分析: 請求漏れや算定漏れによる損失額を、客観的なデータとして収集し、分析します。
- コミュニケーションの強化: 院長とのコミュニケーションを密にし、問題意識を共有します。
- 専門知識の習得: 医療事務に関する専門知識を深め、スキルアップを図ります。
- キャリアプランの検討: 今後のキャリアプランを検討し、必要であれば、転職も視野に入れます。
あなたのこれまでの経験と、今回の問題解決への取り組みを通じて、医療事務のプロフェッショナルとしてのキャリアを築き、医療機関の経営に貢献できることを願っています。
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