職務経歴書、何を書けばいい？一般事務への転職で悩むあなたへ
職務経歴書、何を書けばいい？一般事務への転職で悩むあなたへ
この記事では、一般事務職への転職を目指しているものの、職務経歴書に書くことがないと悩んでいるあなたに向けて、具体的な対策とアドバイスを提供します。特に、営業職での経験が短く、成果が出なかったという経験を持つ方が、どのように自己PRし、面接でどのように対応すれば良いのかを詳しく解説します。
職務経歴書について、どうしたらいいでしょうか・・・
現在、一般事務職への転職活動中で真剣に悩んでます。
職務経歴書に何も書くことがないのです・・・
１年ちょっとしか営業として働いていません。
これと言って表彰されたこともなく、最下位のお荷物で最悪な成績でした。
日々営業でしていた飛び込みや面談等で培ったことは書くつもりですが、
５行ぐらいで終わりそうです。成績に関しては触れなくても良いのでしょうか？
また、面接時に触れられた時どのように答えれば良いのでしょうか？
自分が小さくダメな人間に思えてしまって泣きそうです・・・。
恐縮ですが、アドバイス頂けませんでしょうか？？
お願い致します。
1. 職務経歴書の基本：自己分析と「強み」の発掘
まず、職務経歴書を作成する上で最も重要なのは、自己分析です。あなたのこれまでの経験を振り返り、どんなスキルや強みがあるのかを客観的に見つめ直しましょう。
1-1. 経験の棚卸し：どんな経験も無駄ではない
「何も書くことがない」と感じているかもしれませんが、1年間の営業経験は、一般事務職で活かせる多くのスキルを培っているはずです。例えば、以下のような点を洗い出してみましょう。
- コミュニケーション能力： 顧客との面談や電話対応を通じて培われた、相手に合わせたコミュニケーション能力は、社内外とのやり取りが多い事務職で非常に重要です。
- 問題解決能力： 営業活動で直面した課題をどのように解決してきたかを具体的に記述することで、問題解決能力をアピールできます。
- 情報収集力： 顧客のニーズを把握するために、どのように情報を収集し、分析してきたかを説明することで、事務職に必要な情報収集能力をアピールできます。
- タスク管理能力： 複数の顧客を同時並行で対応する中で、どのようにタスクを管理し、優先順位をつけていたかを記述することで、事務職で求められるマルチタスク能力をアピールできます。
- 自己管理能力： 営業目標を達成するために、自己管理をどのように行っていたかを記述することで、自己管理能力をアピールできます。
1-2. 成果ではなく「プロセス」を語る
営業成績が振るわなかったとしても、落ち込む必要はありません。重要なのは、「どのようなプロセスで仕事に取り組んだか」を具体的に説明することです。例えば、
- 目標達成のために、どのような計画を立て、実行したのか。
- 目標を達成するために、どのような工夫や改善を行ったのか。
- チームで働く中で、どのような貢献をしたのか。
これらの点を具体的に記述することで、あなたの「ポテンシャル」を十分に伝えることができます。
1-3. 事務職で活かせるスキルを意識する
職務経歴書を作成する際は、一般事務職で求められるスキルを意識しましょう。例えば、
- PCスキル：Word、Excel、PowerPointなどの基本的なPCスキルは必須です。
- 事務処理能力：書類作成、データ入力、電話対応など、正確かつ効率的に業務をこなす能力が求められます。
- コミュニケーション能力：社内外との円滑なコミュニケーション能力は、人間関係を築く上で重要です。
- ビジネスマナー：電話対応、来客対応、メール対応など、基本的なビジネスマナーを身につけていることが求められます。
- 情報管理能力：機密情報を適切に管理し、情報漏洩を防ぐ能力が求められます。
あなたの営業経験の中で、これらのスキルをどのように培ってきたのかを具体的に記述しましょう。
2. 職務経歴書の書き方：具体的なステップ
自己分析が終わったら、いよいよ職務経歴書の作成です。ここでは、具体的なステップと、それぞれのポイントを解説します。
2-1. 職務経歴書の構成
職務経歴書は、以下の構成で作成するのが一般的です。
- 職務概要： どのような業務を行ってきたのかを簡潔にまとめます。
- 職務詳細： 各職務における具体的な業務内容を、時系列で記述します。
- 活かせるスキル： これまでの経験で培ったスキルを、具体的に記述します。
- 自己PR： あなたの人となりや、事務職への適性をアピールします。
2-2. 職務概要の書き方
職務概要では、これまでの職務経験を簡潔にまとめます。営業職での経験を、以下のようにまとめることができます。
例：「〇〇株式会社にて、1年間営業職として勤務。新規顧客開拓、既存顧客への深耕営業に従事。飛び込み営業、電話営業、面談等を通じて、顧客との関係構築、課題解決能力を培う。」
2-3. 職務詳細の書き方
職務詳細では、具体的な業務内容を記述します。営業成績が振るわなかったとしても、具体的にどのような業務を行い、どのようなスキルを培ったのかを記述することが重要です。例えば、
- 飛び込み営業： 1日に〇件の飛び込み営業を行い、〇件のアポイントを獲得。
- 電話営業： 1日に〇件の電話営業を行い、〇件の商談を獲得。
- 顧客対応： 顧客からの問い合わせに、迅速かつ丁寧に対応し、顧客満足度向上に貢献。
- 課題解決： 顧客の課題をヒアリングし、解決策を提案。
- 情報収集： 顧客のニーズを把握するために、市場調査や競合調査を実施。
これらの業務を通じて、どのようなスキルを培ったのかを具体的に記述しましょう。
2-4. 活かせるスキルの書き方
活かせるスキルでは、あなたの強みを具体的にアピールします。営業経験を通じて培ったスキルを、事務職で活かせるように表現しましょう。例えば、
- コミュニケーション能力： 顧客との面談や電話対応を通じて培った、相手に合わせたコミュニケーション能力は、社内外とのやり取りが多い事務職で活かせます。
- 問題解決能力： 顧客の課題をヒアリングし、解決策を提案する中で培った問題解決能力は、事務職で発生する様々な問題に対応する上で活かせます。
- 情報収集力： 顧客のニーズを把握するために、市場調査や競合調査を行った経験は、事務職で必要な情報収集能力に繋がります。
- タスク管理能力： 複数の顧客を同時並行で対応する中で、タスク管理能力を培った経験は、事務職で求められるマルチタスク能力に繋がります。
- 自己管理能力： 営業目標を達成するために、自己管理を行った経験は、事務職で求められる自己管理能力に繋がります。
これらのスキルを、具体的なエピソードを交えて説明することで、あなたの強みを効果的にアピールできます。
2-5. 自己PRの書き方
自己PRでは、あなたの個性や、事務職への適性をアピールします。営業経験を通じて培ったスキルを活かし、事務職でどのように貢献できるかを具体的に説明しましょう。例えば、
- 「私は、お客様とのコミュニケーションを通じて、相手のニーズを的確に把握し、最適な提案をすることを得意としています。営業職で培ったこの能力は、社内外との円滑なコミュニケーションが求められる事務職においても、必ず活かせると考えています。」
- 「私は、目標達成に向けて、計画的に行動し、粘り強く努力を続けることができます。営業職で、目標達成のために、日々改善を重ねてきた経験は、事務職においても、業務効率化や問題解決に貢献できると確信しています。」
- 「私は、常に新しい知識や情報を収集し、自己成長を追求しています。営業職で、常に最新の情報を収集し、お客様に最適な提案をするために努力してきた経験は、事務職においても、業務に必要な知識を習得し、自己成長を続ける上で活かせると考えています。」
あなたの強みと、事務職への熱意を具体的に伝えることで、採用担当者に好印象を与えることができます。
3. 面接対策：自信を持って「経験」を語る
職務経歴書が完成したら、次は面接対策です。面接では、あなたの経験やスキルを具体的に説明し、事務職への適性をアピールする必要があります。
3-1. 営業成績について：正直に、前向きに
面接で、営業成績について質問された場合は、正直に答えることが重要です。成績が振るわなかった理由を具体的に説明し、そこから何を学び、どのように成長したのかをアピールしましょう。例えば、
- 「営業成績は、目標に達することができませんでした。原因として、〇〇（具体的な理由）が挙げられます。しかし、この経験から、〇〇（学んだこと）を学びました。今後は、この経験を活かし、事務職として、〇〇（どのように貢献したいか）と考えています。」
- 「営業成績は、目標に達することができませんでしたが、お客様とのコミュニケーションを通じて、〇〇（具体的なスキル）を培うことができました。このスキルは、事務職においても、社内外との円滑なコミュニケーションに活かせると考えています。」
失敗から学び、成長しようとする姿勢を示すことで、あなたの人間性をアピールできます。
3-2. 事務職への志望動機：なぜ事務職なのか？
面接では、なぜ事務職を志望するのかを明確に説明する必要があります。営業職での経験を活かし、事務職でどのように貢献したいのかを具体的に説明しましょう。例えば、
- 「営業職で培ったコミュニケーション能力を活かし、社内外との円滑なコミュニケーションを図り、業務を円滑に進めることに貢献したいと考えています。」
- 「営業職で培った問題解決能力を活かし、事務職で発生する様々な問題を解決し、業務効率化に貢献したいと考えています。」
- 「営業職で培った情報収集能力を活かし、事務職に必要な情報を収集し、業務の質を向上させたいと考えています。」
事務職への熱意と、具体的な貢献意欲を示すことで、採用担当者に好印象を与えることができます。
3-3. 自己PR：あなたの強みをアピール
面接では、あなたの強みを具体的にアピールしましょう。営業経験を通じて培ったスキルを、事務職でどのように活かせるのかを具体的に説明することが重要です。例えば、
- 「私は、お客様とのコミュニケーションを通じて、相手のニーズを的確に把握し、最適な提案をすることを得意としています。営業職で培ったこの能力は、社内外との円滑なコミュニケーションが求められる事務職においても、必ず活かせると考えています。」
- 「私は、目標達成に向けて、計画的に行動し、粘り強く努力を続けることができます。営業職で、目標達成のために、日々改善を重ねてきた経験は、事務職においても、業務効率化や問題解決に貢献できると確信しています。」
- 「私は、常に新しい知識や情報を収集し、自己成長を追求しています。営業職で、常に最新の情報を収集し、お客様に最適な提案をするために努力してきた経験は、事務職においても、業務に必要な知識を習得し、自己成長を続ける上で活かせると考えています。」
あなたの強みと、事務職への熱意を具体的に伝えることで、採用担当者に好印象を与えることができます。
3-4. 逆質問：企業への理解を深める
面接の最後に、逆質問をする機会があります。積極的に質問することで、企業への理解を深め、入社意欲をアピールすることができます。例えば、
- 「入社前に、〇〇（必要なスキル）を習得しておいた方が良いでしょうか？」
- 「入社後の研修制度について教えてください。」
- 「〇〇（部署名）の雰囲気について教えてください。」
事前に企業の情報を収集し、あなた自身の興味関心に基づいた質問をすることで、面接官に好印象を与えることができます。
4. まとめ：自信を持って、一歩踏み出そう
職務経歴書に書くことがないと悩んでいるかもしれませんが、あなたのこれまでの経験は、必ず事務職で活かせるはずです。自己分析を徹底的に行い、あなたの強みを明確にしましょう。職務経歴書の書き方、面接対策をしっかりと行い、自信を持って転職活動に臨んでください。あなたの努力は、必ず実を結びます。
もし、一人で悩んでしまうことがあれば、専門家への相談も検討しましょう。客観的な視点から、あなたの強みを引き出し、効果的なアピール方法をアドバイスしてくれます。
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