仕事が遅い部下への効果的な指導方法：事務職の悩みを解決
仕事が遅い部下への効果的な指導方法：事務職の悩みを解決
この記事では、事務職の職場で「仕事が遅い」「ミスが多い」部下への効果的な指導方法について、具体的なケーススタディを通して解説します。多くの企業で共通する悩みを解決するため、具体的なアドバイスと実践的なステップを提供します。
仕事が遅い、間違いが多い人にコツを教えるにはどうしたらいいのでしょうか？事務職です。4ヶ月前に入ってきた24歳の男性社員なのですが、仕事が遅いです。
書類を作ってもらっても間違いが必ずある。出来上がったら確認してから持ってきてください。と伝えても、プリンターから直行してくる。（やはり間違えてる）複数やり直しを指示したら、１つやり直しができても、その他を忘れてる。
普通なら5分で終わる仕事もなぜか1時間かかります。訂正箇所は口頭で伝えたら漏れがあるので、その書類に書いて渡しています。作成する書類は数十枚とか、イチから作るものではなく、1枚のテンプレートの書式で、数字や日付を変えるだけです。
自分がやることも把握できていないので、To doリストを作るように伝えていますが、漏れがあり。漏れてることに自分は気づきません。あれは？どうなってる？これはいつまで？部長に頼まれてるのはいつするの？と毎朝聞いて「あ！」となっています。そこでまあ本人の今日のやることの計画は白紙になってしまう訳です。。。（完璧な? TO DOリストを作ろうとすると、午前中いっぱいかかります。漏れがあっても対応できないし、漏れに気づかない）
午前中には終わらせてください、とか、10時までに持ってきてください。と伝えても、時間を守りません。
時間を守れないというか、守る気がないというか。遅れてるとか期日や期限を守っていないことに関してしまった！という気がない印象を受けます。なんというか、こちらが間違いを指摘してやり直しているのだから、自分が仕事が遅い訳ではないと思ってるんです。。。
18時が定時なのですが、19時になっても確認できていない仕事が複数のこっている状態です。これ今から確認しても、もうみんな帰ってるよ、明日確認するの？また時間遅くなるよ、と伝えても「あ、そーですよね。すみません。」と言うのですが、同じ繰り返しです。
期限を守れない、やるべきことを把握できていない、間違いが多い。。。本当にどう説明したり、指示すればいいのか、分かりません。私も仕事をしながらでずっと監視できないのですが、注意したり、抜けを指摘さたら「指示なかったです」と平気な顔して言ってきます。１から１０まで伝えて、その場で確認しても、できない。次はその１をまた１０に分けて確認していかないと漏れができてしまう。
マニュアルも渡し、その都度説明し、作業だけの話ではなく、大きな流れも伝えて、話をして、どこで迷うのか、悩むのか、失敗するのかを観察しても。。。もう無理です。
ぶっちゃけ１枚の書類にこんなに時間かけて教えてもできないなら、自分でした方が早いです。
私のしてる業務を引き継ぐことはまず無理かな。。。と思います。上司も頭を痛めており、来週相談する予定です。これだったらできますよ、という仕事を提案できれば良いのですが、何が出来るのか分かりません。
ちなみにメールも書けないです。その言葉そこで使う？という違和感（言葉の意味を分かってない。）と横柄な印象、話の流れが見えないので言いたいことが前後してる。ワードやエクセルも使えません。数字にも強くはない。ただ集中力はありますが、ツメが甘いというか、目的が分かっていないので、説明しても全然違うことに注目してたりで、ごめん、それじゃなくて。。。と言わざるを得ないです。
これ！ということが伝わればいいのですが。。。本人からこういう意味ですか？とか、こういう感じですか？とか言ってくれれば良いのですが、それはないです。絵を描いて、図を書いて、これ！と伝えても、伝わってないこともあり、本人が不機嫌になったり、イライラしてくるのを見て、こちらも「ごめん」と思うのと同時に「これ以上どうすれば？」と思ってしまいます。
私の性格が細かすぎるのか。。。説明が下手なのか。。。でも事務職なのでどうしても適切の処理をする、というのは大事なことです。
仕事を教える以前のマナーや常識から教えないといけない場面も多く、おまけに仕事も教えきれない。どうしていいのか本当に悩んでいます。正直もう一緒に働きたくないとまで思ってしまってます。アドバイス頂けると助かります。よろしくお願いします。補足ありがとうございます。かなり切羽詰まっていたのは周りの方も気づいていたようで。週末になり来週以降検討してもらえることになりました。教えてもどうにもならないので、配属を変えてもらうか、OJTの内容を全面的に変えてもらえるように伝えようと思います。
上記のようなお悩み、多くの企業でよく聞かれます。今回のケースでは、事務職の24歳の男性社員が、仕事の遅さ、ミスの多さ、期日の遵守意識の欠如など、さまざまな課題を抱えています。上司であるあなたは、どのように指導すれば良いのか、具体的な方法が分からず悩んでいます。この記事では、この問題を解決するための具体的なステップと、効果的な指導方法を解説します。
1. 問題の根本原因を理解する
まず、問題の本質を理解することが重要です。単に「仕事が遅い」という表面的な問題だけでなく、その背後にある原因を特定する必要があります。今回のケースでは、以下の点が考えられます。
- 知識・スキルの不足: ワード、エクセル、メールの基本的なスキルが不足している可能性があります。
- タスク管理能力の欠如: ToDoリストの活用や、タスクの優先順位付けができていない可能性があります。
- 理解力の問題: 指示の意図を正確に理解できていない、または理解するまでに時間がかかる可能性があります。
- モチベーションの低下: 仕事に対する興味や責任感が薄い可能性があります。
- コミュニケーション能力の不足: 質問することに抵抗がある、または質問の仕方が分からない可能性があります。
これらの原因を特定するために、まずは部下とのコミュニケーションを図り、問題点を具体的に把握することが重要です。
2. 具体的な指導ステップ
問題点を把握した上で、具体的な指導ステップを踏むことが重要です。以下に、効果的な指導ステップを紹介します。
ステップ1: 現状の把握と目標設定
まずは、現在の仕事の進捗状況や課題を具体的に把握します。具体的には、以下の方法を試してみましょう。
- 業務日報の作成: 毎日、その日の業務内容、所要時間、課題などを記録する日報を作成させます。これにより、本人が自分の仕事の進め方を客観的に把握し、問題点に気づきやすくなります。
- 1on1ミーティングの実施: 週に一度、1対1のミーティングを行い、業務日報の内容について話し合います。進捗状況、課題、改善点などを共有し、目標を設定します。
- 短期的な目標設定: 長期的な目標だけでなく、短期的な目標を設定し、達成感を味わえるようにします。例えば、「今週中に〇〇の書類を完成させる」「1日に〇件の電話対応を正確に行う」など、具体的な目標を設定します。
ステップ2: スキルアップのためのトレーニング
スキル不足が原因の場合は、具体的なトレーニングを実施します。以下のような方法が有効です。
- OJT（On-the-Job Training）の強化: 実際の業務を通して、スキルを習得させます。先輩社員がマンツーマンで指導し、実践的なスキルを教えます。
- eラーニングの活用: ワード、エクセル、メールなどのスキルを向上させるために、eラーニングを活用します。自分のペースで学習でき、反復学習も可能です。
- 外部研修の検討: 必要に応じて、外部の研修に参加させます。専門的な知識やスキルを習得し、モチベーションを高めることができます。
ステップ3: タスク管理と時間管理の指導
タスク管理能力の欠如が問題の場合は、以下の方法で指導します。
- ToDoリストの作成指導: 毎日の業務をToDoリストに落とし込み、優先順位をつけ、期日を設定する習慣を身につけさせます。
- 時間管理術の指導: ポモドーロテクニックやタイムロッキングなど、時間管理のテクニックを教え、実践させます。
- 進捗管理の徹底: ToDoリストの進捗状況を定期的に確認し、遅れているタスクがあれば、原因を分析し、対策を講じます。
ステップ4: コミュニケーション能力の向上
コミュニケーション能力の不足が問題の場合は、以下の方法で指導します。
- 質問しやすい環境作り: 質問することを恐れないように、オープンなコミュニケーションを促します。上司や先輩社員が積極的に質問を受け付け、丁寧に答える姿勢を見せることが重要です。
- 報連相の徹底: 報告、連絡、相談の重要性を教え、積極的に実践させます。
- ロールプレイング: 電話応対や顧客対応など、ロールプレイングを通して、実践的なコミュニケーションスキルを向上させます。
ステップ5: フィードバックとモチベーションの維持
定期的なフィードバックを行い、モチベーションを維持することが重要です。以下のような方法を試しましょう。
- 定期的なフィードバック: 1on1ミーティングや業務日報を通じて、定期的にフィードバックを行います。良い点、改善点、今後の目標などを具体的に伝えます。
- 褒めることの重要性: 良い点や成果を積極的に褒め、自己肯定感を高めます。小さな進歩でも見逃さず、褒めることが重要です。
- キャリアパスの提示: 将来のキャリアパスを示し、目標意識を高めます。どのようなスキルを身につければ、どのようなキャリアを築けるのかを具体的に伝えます。
3. 指導の際の注意点
指導する際には、以下の点に注意しましょう。
- 感情的にならない: 感情的に叱責するのではなく、冷静に問題点を指摘し、改善策を提案します。
- 具体的に指示する: 抽象的な指示ではなく、具体的な指示を出すように心がけます。
- 根気強く指導する: すぐに結果が出なくても、根気強く指導を続けることが重要です。
- 相手の立場に立って考える: 相手の性格や能力を理解し、相手に合った指導方法を検討します。
- 周囲の協力を得る: チーム全体でサポート体制を構築し、他の社員にも協力を求めます。
4. 成功事例の紹介
多くの企業で、上記のような指導方法を取り入れることで、部下の成長を促し、チーム全体のパフォーマンスを向上させています。例えば、ある事務職の社員は、上司の丁寧な指導と、eラーニングによるスキルアップ、ToDoリストの活用により、仕事の効率が大幅に改善し、ミスも減りました。その結果、チーム全体の生産性が向上し、残業時間も減少しました。
5. 専門家の視点
キャリアコンサルタントの視点から見ると、今回のケースでは、部下の自己肯定感の低さや、仕事に対する目的意識の欠如が課題として挙げられます。指導者は、部下の強みを見つけ、それを活かす方法を模索し、小さな成功体験を積み重ねさせることで、自己肯定感を高めることが重要です。また、仕事の意義や目的を明確に伝え、モチベーションを高めることも不可欠です。
さらに、上司自身のコミュニケーションスキルも重要です。部下の話を聞き、共感し、適切なアドバイスを与えることで、信頼関係を築き、指導効果を高めることができます。
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6. まとめ
「仕事が遅い」「ミスが多い」部下への指導は、多くの企業で共通する課題です。しかし、問題の本質を理解し、具体的な指導ステップを踏むことで、部下の成長を促し、チーム全体のパフォーマンスを向上させることができます。今回のケーススタディで紹介した方法を参考に、ぜひ実践してみてください。
今回のケースでは、24歳の男性社員の指導方法について解説しましたが、これはあくまで一例です。部下の性格や能力、職場の状況に合わせて、柔軟に指導方法を調整することが重要です。また、上司自身も、部下の成長をサポートするために、自己研鑽を続けることが大切です。
もし、あなたの職場で同様の問題に直面している場合は、この記事で紹介した具体的なステップを参考に、部下の指導に取り組んでみてください。そして、必要に応じて、専門家のアドバイスを求めることも検討しましょう。あなたの努力が、部下の成長と、チーム全体の成功につながることを願っています。
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